Khi có nhiều hộp thư Gmail dùng cho nhiều mục đích khác nhau thì bạn không thể cứ mỗi ngày lại đăng nhập vào từng hộp thư để kiểm tra thư mới, như vậy rất mất thời gian. Để quản lý nhiều hộp thư nhanh chóng, bạn có thể gom chúng vào chung một tài khoản Gmail duy nhất. Mọi thao tác kiểm tra và trả lời thư đều được thực hiện từ tài khoản đóng vai trò làm “đầu mối trung tâm” (hay còn gọi là email chính). Khi trả lời thư từ tài khoản này, bạn có thể áp dụng thủ thuật trong bài để đổi địa chỉ email người gửi sang một địa chỉ email khác mà bạn muốn.
1. Tự động chuyển tiếp thư đến một địa chỉ email khác
Đây là cách nhanh và đơn giản nhất để bạn gom thư từ nhiều hộp thư (gọi chung là các hộp thư con) vào chung một hộp thư chính. Khi các hộp thư con có thư mới, các thư này sẽ tự động chuyển tiếp đến địa chỉ hộp thư chính. Nhờ vậy, từ hộp thư chính, bạn có thể xem được thư từ nhiều hộp thư con.
Tại hộp thư con, bạn nhấn vào biểu tượng hình răng cưa trên giao diện Gmail, chọn Settings để đến với trang cấu hình tài khoản.
Bạn chọn thẻ Forwarding and POP/IMAP rồi nhấn nút Add a forwarding address. Ở hộp thoại hiện ra, bạn điền địa chỉ email chính vào ô Please enter a new forwarding email address rồi nhấn Next > Proceed > OK.
Kế đến, bạn đăng nhập vào hộp thư chính đã khai báo ở bước trên, nhấn vào đường dẫn xác nhận trong thư có tiêu đề Gmail Forwarding Confirmation.
Sau khi đã xác nhận xong, bạn truy cập lại vào hộp thư con, chọn đến phần cấu hình Forwarding and POP/IMAP. Tại mục Forwarding, bạn đánh dấu vào ô Forward a copy of incoming mail to để kích hoạt tính năng tự động chuyển tiếp đến địa chỉ email chính. Ngoài ra, bạn nhấn mũi tên xổ xuống tại mục Keep Gmail’s copy in the Inbox và chọn tác vụ sẽ thực hiện với các thư trên hộp thư con sau khi đã được chuyển tiếp, gồm:Keep Gmail’s copy in the Inbox (giữ lại thư trong hộp thư con), Mark Gmail’s copy as read (đánh dấu thư là đã đọc), Archive Gmail’s copy (đưa thư vào phần Archives), Delete Gmail’s copy (xóa thư). Xong, bạn nhấnSave Changes để lưu lại thiết lập.
Bạn thực hiện lại các thao tác trên với các hộp thư con còn lại để chuyển tiếp thư đến hộp thư chính.
2. Quản lý nhiều hộp thư qua giao thức POP3
Nếu không muốn sử dụng tính năng Forwarding để chuyển tiếp thư, bạn có thể cấu hình cho hộp thư chính nhận thư từ các hộp thư con thông qua giao thức POP3. Với cách làm này, yêu cầu các hộp thư con phải bật sẵn POP3. Để bật POP3, bạn vào trang Settings, chọn thẻ Forwarding and POP/IMAP. Tại mục POP Download, bạn đánh dấu vào ô Enable POP for all mail hay Enable POP for mail that arrives from now on. Nếu chọnEnable POP for all mail, sau khi cấu hình xong, toàn bộ thư trên hộp thư con sẽ được chuyển sang hộp thư chính. Nếu chọn Enable POP for mail that arrives from now on, chỉ những thư mới kể từ thời điểm cấu hình mới được chuyển sang hộp thư chính. Ngoài ra, tại mục When messages are accessed with POP, bạn giữ nguyên tùy chọn Keep Gmail’s copy in the Inbox để lưu lại thư trên hộp thư con sau khi chúng đã chuyển sang hộp thư chính. Hoặc chọn Delete Gmail’s copy để xóa chúng đi.
Sau đó, bạn truy cập vào trang Settings của hộp thư chính. Tại thẻ Accounts, bạn nhấn Add a POP3 mail account you own.
Ở hộp thoại hiện ra, bạn điền địa chỉ email con vào ô Email address rồi nhấn Next Step.
Kế đến, bạn khai báo mật khẩu của email con vào ô Password, giữ nguyên các tùy chọn khác rồi nhấn Add Account. Để quản lý thư dễ dàng hơn, bạn có thể đánh dấu vào ô Label incoming messages để gom thư từ các hộp thư con vào từng nhãn riêng (tên nhãn trùng với địa chỉ email con).
Khi thấy thông báo Your mail account has been added nghĩa là đã cấu hình thành công. Bạn đóng hộp thoại lại.
Nhược điểm của cách làm này là thư sẽ đến hộp thư chính chậm hơn so với tính năng tự chuyển tiếp thư. Cứ sau một khoảng thời gian, hộp thư chính sẽ kết nối đến các hộp thư con qua giao thức POP3 và tải các thư mới về. Quá trình này nhanh hay chậm tùy thuộc vào dung lượng thư trên hộp thư con.
3. Gửi thư từ địa chỉ email khác
Sau khi đã gom thư từ nhiều hộp thư con vào chung hộp thư chính, vấn đề còn lại khi trả lời các thư trên, địa chỉ người gửi trong thư trả lời lại là địa chỉ email chính. Điều này đôi khi làm giảm độ tin cậy đối với người nhận thư. Bạn có thể thực hiện theo thủ thuật sau để có thể gửi thư dưới một địa chỉ email khác.
Bạn truy cập vào trang Settings của hộp thư chính, chọn thẻ Accounts, nhấn Add another email address you own tại mục Send mail as.
Ở hộp thoại hiện ra, bạn điền tên hiển thị và địa chỉ email con vào hai ô Name và Email address. Bạn bỏ chọn tại mục Treat as an alias rồi nhấn Next Step.
Sau cùng, bạn nhấn Send Verification và truy cập vào hộp thư con, nhấn vào liên kết xác nhận để hoàn tất. Khi vào lại thẻ Accounts trong trang Settings của hộp thư chính, danh sách các địa chỉ email đã thêm sẽ được liệt kê tại mục Send mail as.
Mỗi khi gửi thư hay trả lời thư, bạn có thể tùy ý chọn địa chỉ email người gửi tại trường From.
